V praxi stoupá počet zaměstnanců používajících pro služební účely své vlastní auto. Pokud se jedná o pracovní cestu, vzniká jim nejen nárok na stravné, ale také na náhrady za použití vlastního vozidla. Kdy lze použít pro služební účely vlastní auto? Jak se cestovní náhrady vypočítávají a jak se zdaňují?

Náhrada za použití soukromého auta zaměstnance pro služební účely se poskytuje za pracovní cesty. Pracovní cestou se pro účely cestovních náhrad rozumí doba od nástupu zaměstnance na cestu k výkonu práce do jiného místa, než je jeho pravidelné pracoviště, včetně výkonu práce v tomto místě a návratu zaměstnance z této cesty. Při vyslání zaměstnance na služební cestu ovšem musí zaměstnavatel s použitím soukromého auta zaměstnance souhlasit. „Zaměstnanec si svévolně nemůže určit, zdali využije vlastní soukromé auto pro služební cestu či nikoliv. Pokud jej ale použije, je vhodné mít to schváleno písemně, zejména pro případnou dopravní nehodu,“ vysvětluje Gabriela Ivanco ze společnosti Mazars. Současně však platí i to, že ani zaměstnavatel nemůže nařídit zaměstnanci, aby pro služební cestu použil své soukromé auto. V praxi je tedy potřeba, aby zaměstnanec použil své auto pro pracovní účely pouze na základě dohody se zaměstnavatelem nebo na základě žádosti zaměstnavatele, se kterou souhlasí. V případě, že pracovní cesty zaměstnanců nejsou příliš časté, přináší využívání jejich soukromých aut zaměstnavatelům značné finanční úspory, neboť jim to umožňuje snížit počet firemních aut. Rozsáhlý vozový park by totiž byl v tomto případě neefektivní.

Jak vysoká je náhrada?

Náhrada jízdních výdajů se poskytuje za každý kilometr jízdy i za spotřebované pohonné hmoty. Dle vyhlášky MPSV č. 328/2014 Sb. činí základní náhrada za jeden kilometr nejméně 3,70 Kč u osobních silničních automobilů a 7,40 Kč u nákladních aut. Firmy však mohou ve vnitřní směrnici určit i vyšší náhradu, například 7 Kč za jeden kilometr. Jestliže však sazba před pracovní cestou určena není, použije se při výpočtu náhrady základní sazba ve výši 3,70 Kč na kilometr. Cenu za pohonné hmoty doloží zaměstnanec buď příslušnými doklady, nebo se použijí průměrné ceny stanovené vyhláškou. V roce 2015 činí průměrná cena za 1 litr pohonné hmoty dle vyhlášky MPSV 35,90 Kč u automobilového benzínu 95oktanového, 38,30 Kč u automobilového benzínu 98oktanového nebo 36,10 Kč u motorové nafty. „Při služební cestě vlastním autem v délce 100 km při kombinované spotřebě auta 7,0 litrů benzínu 95oktanového na 100 km a za využití minimální náhrady za 1 km i průměrné ceny za pohonné hmoty dle vyhlášky MPSV činí celková výše náhrady 621 Kč (100 km × 3,70 Kč + 7,0 litrů × 35,90 Kč),“ vypočítává Gabriela Ivanco ze společnosti Mazars.

Skutečné výdaje za PHM nebo dle vyhlášky?

Zaměstnanci se mohou v praxi rozhodnout, zdali využijí skutečných výdajů za pohonné hmoty nebo uplatní tyto výdaje v částce stanovené vyhláškou. Ceny pohonných hmot během roku kolísají a u jednotlivých společností se liší. Je-li cena za nakoupené PHM vyšší než částka stanovená vyhláškou, pak je vhodné použít skutečné ceny. Jestliže je cena nižší, potom je finančně výhodnější využít cenu stanovenou PHM. Zaměstnanec by měl do 10 pracovních dní od skončení pracovní cesty předložit zaměstnavateli vyúčtování pracovní cesty a všechny potřebné doklady pro provedení vyúčtování cestovních náhrad. Aby bylo možné při případné kontrole všechny nároky prokázat, je vhodné mít všechny doklady v písemné formě, počínaje dohodou o používání soukromého auta přes cestovní příkaz a vyúčtováním pracovní cesty konče.

Zdanění náhrady při použití vlastního auta

Náhrada za každý kilometr jízdy je na straně zaměstnance osvobozena od daně z příjmů a povinného pojistného do hodnoty 3,70 Kč na kilometr u osobního auta a 7,40 Kč na kilometr u nákladního auta. Částky nad uvedenou hranici jsou pro zaměstnance již zdanitelným příjmem. Stanovením limitu pro daňové osvobození je docíleno toho, aby někteří zaměstnavatelé institut náhrady mzdy za použití soukromého auta nezneužívali tím, že by náhrady tvořily hlavní část příjmů zaměstnance, zatímco jeho základní mzda by byla nízká. Protože se z náhrady za použití vlastního auta do limitu neplatí sociální pojištění, nemá tento příjem vliv na výši státního důchodu, výpočet nemocenských dávek nebo výpočet podpory v nezaměstnanosti. U zaměstnavatele jsou náhrady daňově uznatelným výdajem i při náhradě nad limit. Z částky náhrady nad limit platí povinné pojistné nejenom zaměstnanec, ale i zaměstnavatel.

Dojíždění do práce

Náhradu za použití vlastního auta je možné využít pouze pro služební cesty. Někteří zaměstnavatelé však proplácejí svým zaměstnancům i dopravu vlastním autem do zaměstnání a zpět. „V těchto případech se však nejedná o proplácení náhrad a nelze využít daňového osvobození. Při proplácení dopravy zaměstnance do práce a z práce vlastním vozidlem se jedná o zdanitelný příjem,“ doplňuje Gabriela Ivanco ze společnosti Mazars. Jiná situace by byla v případě dočasného přeložení zaměstnance. Potom by bylo dočasné dojíždění do práce mimo pravidelné pracoviště chápáno jako pracovní cesta a náhrada za použití soukromého auta by mohla být vyplacena.